Parvelito

Sociala intranät har sedan ett antal år tillbaka börjat bli allt mer populära. Många företag funderar på om de ska göra en satsning och byta ut sitt gamla mot exempelvis SharePoint intranät, EPIServer eller något annat system. Varje intranät har sina styrkor och svagheter som man måste ta ställning till.

Valet av intranät

Fördelen med sociala intranät är att de låter anställda kommunicera med varandra, skapa gemenskap, hitta dokumentation, effektivisera projekt och så vidare. De gamla intranäten bygger på ett flöde “uppifrån och ner” där alla i stort sett får ta del av samma information. Detta är givetvis inte effektiv eller personligt vilket också återspeglas i ett “trögare” arbetsflöde. De sociala intranäten förbättrar processer och arbetsflöden.

När ett byte ska ske vill man som företagare oftast få veta vad man får ut av det (ROI) i exakta siffror. Det kan vara svårt att mäta detta på ett säkert sätt. Förbättringarna bör istället mätas efter nöjdhet hos anställda. Detta går också hand i hand med själva urvalsprocessen för intranätet.

Innan ett intranät väljs ut bör de anställda vara med i processen eftersom det är de som ska använda det i sitt dagliga arbete. För att övergången ska vara så enkel och smidig som möjligt för alla bör intranätet som väljs inte vara alltför komplicerat. Om de anställda är vana vid att arbeta med exempelvis Word, Excel och liknande programvara från Microsoft är SharePoint ett mycket klokt val eftersom det också blir mycket lättare att ta till sig hur det fungerar plus att det går att koppla mot annan befintlig programvara som används i organisationen.

Finns det några nackdelar?

Ja, det finns självklart nackdelar med att välja fel intranät. Om de anställda tycker att det är för komplicerat och känner att de arbetar sämre i det så är ju satsningen inte speciellt lyckad. Vissa företagare kan också vara rädda för att de anställda ska skriva negativa saker på intranätet. Detta kan självklart hända, men det är bättre att dessa saker kommer fram i ljuset för åsikterna hade annars uttryckts på ett annat sätt. Många använder sociala medier på något sätt i sitt dagliga liv, vilket gör det viktigt att det sätts upp någon form av policy internt som gör att alla förstår att det är skillnad på det privata användandet jämfört med hur det sker inom organisationen. Rädslan hos vissa chefer att “släppa loss” sina anställda kan också vara en fundering som bör hanteras eftersom det inte är negativt att låta personer utföra sitt arbete och säga sin sak.

Hur ska man börja?

Innan uppstartsfasen bör man först och främst gå igenom de funktioner som behövs så att man är säker på att kunna få fram den effektivisering som man faktiskt eftersträvar. Det kan handla om en specifik process inom verksamheten. Därför måste man utvärdera hur man arbetar idag och hur det kan göras bättre. När alla har fått säga sitt om vad som behövs så kan man börja med grundläggande användning och hantering. I takt med att fler börjar få koll på hur allt fungerar så kan fler personer introduceras till systemet samtidigt som mer avancerade funktioner används eller byggs på. Tänk på att det man vill uppnå är att kommunikationen ska gå genom det sociala intranätet för att skapa effektivisering.